Frågor ställs till människor där känslor och mottagandet avgör utfallet. Påverkan på vad du säger beror till 7% på innehållet – 36% i vilken ton det sägs – 57% för det kroppsspråk du använder.
Så det finns ett antal faktorer som spelar in. Dessutom påverkas hela processen av den beroendeställning mottagare har till den som ställer frågor. Att bygga ett klimat för frågor är därför en grundläggande start för det man vill uppnå. En viktig ingrediens är att frågeställaren är medveten om syftet med att ställa frågorna till gruppen eller individen. Lika viktigt är också frågeställarens egen inställning till sin frågemetodik. Är personen medveten om sitt eget uttryckssätt och frågemetodik samt vilka följder det genererar. Är man en ”besserwisser” och ställer en öppen fråga så får man en helt annan respons än en person som visar ödmjukhet och sårbarhet ”jag behöver er hjälp”.
Brainstorming är ett begrepp som är väl känt men lika viktigt som frågorna, är syftet med en sådan frågeprocess. Ska ett problem identifieras eller ska en kreativitet skapas för att nå ett syfte, det bäddar för tekniker med helt olika tillvägagångssätt. Hjälper jag gruppen att utforska idéer som de inte visste behövde utforskas eller är jag styrande i processen?
Så för att förstå den process man vill ska skapas så finns det ett antal variabler att vara medveten om:
o Vilket frågeställarens syfte och mål är.
o Finns självkännedomen om vad som kan påverka
frågemetodiken hos frågeställaren
o Vilken mottagarnas beroendeställning till frågeställaren är
och aktuell situation.
o Finns det grupperingar som tjänar sina egna syften.
o Hur vill olika personer uttrycka sig och ta plats i ett kreativt
möte, tänka snabbt och tänka långsamt (Kahneman), olika
beteendestilar och deras påverkan.
o Vilka olika frågeformer det finns och vad dessa kan leda till.
o Tidsramen för att mötet ska främja syftet.
Det finns några strategiska frågor som genererar olika sekvenser och resultat. Det är därför viktigt att förstå betydelsen av dem samt även förstå att varje fråga kräver sitt eget utrymme för att få en effekt. Att ställa för många frågor under en timme kanske inte blir det optimala eftersom varje fråga måste få ta sin tid för att få förväntad effekt. Varje gång man ställer en fråga så tränger det undan föregående fråga. Därför är det viktigt att frågeställaren är medveten om sin egen frågemetodik och syftet med den och exempelvis undviker sin ”expertis” och forcerar frågeställningarna. Det vanligaste misstaget är att man inte går tillräckligt djupt och därmed inte bäddar för att få det att hända som annars inte skulle hända (Sumantra Ghoshals ord som forskare och affärstänkare)
Framlidne Sumantra Ghoshal, professor och affärstänkare samt medlem av Thinkers 50 Hall of Fame.
Undersökande: Är frågor som ska ta reda på vad som hänt och bör vara känt av någon. Här gäller det att gräva djupt tills man hittat orsaken. Mest berömt är när chefer på Toyota tog fram sina 5 varför frågor för att komma till botten av ett problem. Testa gärna själv att ställa frågan ”Varför” 5 gånger för att få en känsla för hur det känns när man når hela vägen ned till problemets kärna. Även andra uttryck kan användas för att komma till ”pudels kärna”, det gäller bara att inte sluta för tidigt.
Spekulativt: Att ställa frågan ”Tänk om” vi skulle göra så här istället vad skulle då hända. Här finns utrymmet för ett bredare perspektiv som kan visa på nya möjligheter eller hinder. Det kan sätta fart på en kreativ process som identifierar många intressanta aspekter. Använd även andra frågeställningar som ger utrymme för ett spekulativt tänkande.
Produktivt: Handlar om att med frågor gå från idé till handling. Här gäller det att exponera risker och möjligheter och identifiera kompetenser och tillvägagångssätt som gör handlingen så framgångsrik som möjligt. Hur ska vi synliggöra nödvändigt ledarskap som inte duckar för att det finns ojämnheter på vägen framåt och välkomnar kritik som belyser faktiska realiteter.
Tolkning: Hur tolkar gruppen vad som kan komma att hända om vi gör som vi tänkt. Att låta ordet och tankarna löpa fritt utifrån något som vi vet hur det är tänkt att fungera och som gruppen förstår innebörden av. Så vad ”Händer” vilka ”Möjligheter” hur bidrar det här till att nå vårt ”Syfte” att lösa vårt uppdrag, kan vara några av de frågor som behöver ställas.
Subjektivt: Vad känner gruppen och individer för det som eventuellt ska genomföras. Rädslor och entusiasm kan vara viktiga ingredienser för att få med alla på tåget. Varför inte lyssna klart på den som kritiserar projektet därför att det inte känns bra, det kan bli en nyttig klivsten till andra aspekter. Men framför allt så motverkas ett eventuellt passivt motstånd under själva genomförandet, ett motstånd som du som chef kanske inte såg komma.
Att bli medveten om sin egen frågestil som chef eller specialist är en nödvändighet för att hitta rätt väg in till sin grupp eller organisation. Finns inte den psykologiska tryggheten så misslyckas man också med sin frågeteknik och då kunde man lika gärna låtit bli att fråga eftersom frågetekniken då kanske bara handlar om att få legitimitet för sin egen plan.
Frågor som ställs utan att respektera mottagarna skapar bara frustration som uppmuntrar både otrivsel och tystnadskultur.
Apropå mottagaren så är det ett bra tips att spegla den andres sätt att uttrycka sig. Så om du vet att en person inte gärna svarar fort och spontant så är det viktigt att ge tid och vänta på svaret. Det kanske t.o.m ska vara skriftligt och tas upp på nästa möte, det viktiga är att mottagaren bli synlig och respekterad i sin profession. Lika viktigt är det att låta den som vill svara spontant och ofta göra det i sin egen bekvämlighet – tänk då på att sätta upp gemensamma regler för hur vi ska agera när mötet startar så att det inte bildas otålighet mellan de olika beteendestilarna över hur det fungerar. Det är ju ofta så att man bedömer andra utifrån sin egen beteendestil och gör man en sådan bedömning så är risken stor att viljan till inlärning kraftigt förminskas. Som det står på en av våra sidor i arbetsprofilanalysen
”Hur vill du bli kommunicerad” – Hur ofta har du fått den frågan på din arbetsplats?
En bra grund och förståelse för hur beteendestilen hos en individ eller grupp ser ut är de färger (Lyscher) man indelat olika önskemål på om hur man vill helst vill kommunicera. Om en individ eller grupp vill kommunicera på ett visst sätt så respektera det. Den färgmetodiken har jag själv använt sedan tidigt 90-tal och den har fungerat alldeles utmärkt, både för att sätta en strategi för samtalet men också som en bra samtalsöppnare.
När viljan finns hos alla inblandade till öppenhet och en seriös dialog så fungerar det alldeles utmärkt och det kommer både vitalitet, energi och engagemang i de olika processerna.
Men det kan finnas en hel del möjliga felsteg på vägen och ett av dessa är personer som inte vill eller har en egen agenda – Vad gör vi då?
Betydelsen av att ha en tydlig metodik för att undanröja dolda agendor och härskarteknik kan inte nog poängteras. För det krävs det en företagsledning som står bakom en metodik som inte tar snabbspår eller låter det bli en grej som HR ska fixa (som kanske inte ens finns representerade i ledningsgruppen). Det finns forskning som visar att narcissism hos några chefer kan infektera en hel organisation och vad det då får för betydelse för slutresultatet kan vi nog föreställa oss i form av otrivsel och tystnadskultur. Det kan uppstå när medarbetare inte delar med sig av sina kunskaper och erfarenheter därför att ingen annan i gruppen gör det – en social företeelse som kallas för pluralistisk okunnighet . Läs gärna artikeln om det destruktiva ledarskapet.
En chef/ledare som släpper sin prestige och istället för att säga ”hur tar vi oss dit” låter gruppen och individerna i den fokusera ”vart är vi på väg” slipper många överraskningar under vägen. För det krävs det att chefen/ledaren tränar på de frågor som känns obekväma alternativt tar in någon annan som är bekväm med att ställa just de frågorna, varför inte låta gruppen ställa frågorna själva.
Nu är det inte bara vilka frågor som ställs som blir avgörande för både engagemang och sanningshalten i svaren, lika viktigt är det hur de ställs och förståelsen för hur mottagaren kanske tar emot frågorna.
Kom ihåg att innehåll– ton – kroppsspråk många gånger blir helt avgörande för hur budskapet går fram och hur trygg mottagaren är med situationen. Här har jag själv använt mig av ”färgmetodiken” för att ge mig själv en plattform att stå på inför hur olika budskap. Med den i tankarna kan jag lägga en plan för hur kommunikationen kan se ut för att lyckas och som dessutom sedan enkelt både kan förklaras och förstås av de inblandade i en dialog med ett bestämt mål.
Röd = Vill ha en osminkad och effektiv diskussion och drar sig inte för att provocera.
Gul = Vill ha en lättsam diskussion utan för mycket konflikter och krångliga texter som underlag.
Grön = Vill ha en respektfull och lugn diskussion utan aggressiva utfall. Vill att alla ska må bra.
Blå = Vill ha mycket fakta och underlag för att bättre förstå de underliggande faktorerna.
Med ”färgmetodiken” börjar man alltid (oftast) med det gröna beteendet för att sedan vandra emellan de olika beteendena för att alla ska känna sig bekväma och sedda under arbetet. Så om man börjar med en ”undersökande” fråga så kan budskapet tolkas och yttras olika hos alla inblandade – det viktiga är dock att alla får känna att man är delaktig och respekteras. Det här är speciellt viktigt om du har bara en individ som du vill bolla med.
Träna gärna på de olika frågeformerna men gärna på bara en åt gången det kommer att bära dig långt. Gör det gärna i vår Arena med återkommande pulser för egen utvärdering och påminnelse.